CAVIN Tech Blog

CAVIN Inc.のエンジニアブログです。 技術的な内容に加え、福岡市 (Fukuoka Growth Next / fgn) でのスタートアップ運営の日常や、舞台裏をお伝えします。

福岡のITスタートアップで使っているAirtableを晒してみる

マネジメント

福岡のITスタートアップで使っているAirtableを晒してみる | CAVIN Tech Blog

実際に使っているAirtableを紹介することにしたきっかけ

スタートアップでは様々な形でタスクを管理するかと思うのですが、

CAVINではAirtableを使ってタスク管理をしています。

実際の管理の仕方を今回の記事では紹介してみようと思います。

Airtableとは？

以前の記事でも出てきましたがAirtableとはクラウドデータベースと呼ばれ、

GoogleSpreadSheetとデータベースを合わせた機能や便利な拡張機能も多く、

ビジネスサイドにも技術サイドにも便利なツールです。

cavin-backstage.hatenablog.jp

AirtableのCAVINでの用途

ガントチャートなども作ることができるのでプロジェクトの初期段階での業務設計や、

メンバーの連絡先などの情報、組織図などもAirtableで整理しています。

Google Driveと使い分ける時もありますが、

基本的な会社に関する情報はAirtableで管理しております。

拡張機能で適するアウトプットを手軽に選ぶことができる点と、

情報を正規化(入力規則を整備)や元データを参照して入力することができるので、

スマートデータがAirtable上に自然にストックされるので都合が良いためです。

実際のAirtable

PROJECTテーブル

プロジェクトとしてどの順番で何をしなくてはいけないか、TASK管理の一歩手前の業務設計の段階のテーブルになっています。

ここでざっくりとしたスケジュール感やタスクの依存関係などを整理しています。

主なカラム[カラム名 (カラムの入力規則)]

  • NAME(short text)---プロジェクトの名前

  • START(calendar)---プロジェクト開始予定の日付

  • END(calendar)---プロジェクト終了予定の日付

  • TEAM(multiple select)---チーム名

  • OWNER(link to another record)---誰がプロジェクトの責任者か

  • PLAYER(link to another record)---プロジェクトに参加するプレイヤーリスト

  • ESTIMATE HOURS(number)---予想プロジェクト完了までの時間

  • PROGRESS(percent)---プロジェクトの進捗率

  • TASK(link to another record)---プロジェクトを構成するタスク

  • DONE(check box)---終わったか否か

TASKテーブル

タスクはここに集まります。

複数チャンネルから集まることもありますが、チームごとにTASKのテーブルはありここでタスクは管理されます。

これをもとに締め切りに間に合っていないタスクについては毎日18時にリマインドが自動的に飛ぶ形になっています。

主なカラム[カラム名 (カラムの入力規則)]

  • STATUS(single select)---タスクの状態(yet, on going, pend, delay, done)

  • OWNER(link to another record)---タスクのオーナーが誰か

  • START(calendar)---タスク開始予定の日付

  • END(calendar)---タスク終了予定の日付

  • PROJECT(link to another record)---どのプロジェクトのタスクか

  • SLACK REF(URL)---タスクの経緯をさかのぼる用のslackのリンク

  • BLOCKED BY(link to another record)---依存関係にありこのタスクが終わらないと始められないもの

MEMBERテーブル

タスクのオーナーや今どのプロジェクトに参加しているかを参照するためのメンバーリストとメールアドレス等の基本情報をまとめています

主なカラム[カラム名 (カラムの入力規則)]

  • NAME(short text)---staffの名前

  • ROLE(multiple select)---社内での役割

  • TASK(link to another record)---その人にアサインされているタスク一覧

  • CONTRACTED(check box)---契約書を巻いているか否か

  • E-MAIL(short text)---メールアドレス

  • Slack id(short text)---Slackのid

  • TOOLS(link to another record)---その人に付与されているユーザー権限

  • RECORD ID (formula)---タスク管理やツール管理テーブルで参照する用のAirtableのid

CHANNEL LISTテーブル

現在存在するSlackチャンネルがまとまっています。

SlackからAirtableに自動的にタスクが追加される社内システムを作ったのですが、

それの参照用の情報が載っています。 社内のSlack運用を確認するためのチャンネルにもなっています。 主なカラム[カラム名 (カラムの入力規則)]

TOOLSテーブル

社内で導入してるツールを一覧にしております。 月額費用や、使用者の一覧、支払いを管理している人(管理者アカウントを持っている人)は誰かなどがまとまっているので、 プラン変更の必要性が生じた時に誰に相談したら良いかが分かるのと、 社内全体でどんなツールを導入しているのか全体を確認をすることができるので見直しの定点観測が楽になります。 主なカラム[カラム名 (カラムの入力規則)]

  • NAME(short text)---ツールの名前

  • PLAN(short text)---ツールのプラン

  • PRICE(price)---ツールの費用

  • PAYMENT CYCLE(single select)---上記ツールの費用の支払い周期(年間なのか月額なのか、買い切りなのか)

  • DIVISION(multiple select)---どこの部署が買っているか

  • USER(multiple select)---ツールのユーザーは誰がいるか

  • WHO PAYS(short text)---通常はCAVIN、誰か建て替えた場合はその人の名前が入る

⑤使ってみて良いところ 記入した物から特に関数などを打ち込むことなくガントチャートにすることができたり、

データを正規化した状態で保存できることから二次利用をすることがしやすい点はAirtableにしかない点だと思います。

特にデータを正規化することができることで複数プロジェクトが同時に動いている時に誰が何の仕事をしているかを把握することができ、

社内の状態を知った上で改善することに役に立つかと思います。

また正規化してあることでAirtableと連携して社内システムを開発する時に

連携以外のことを考えなくて済むのでスムーズに開発をすることができます。

⑥これから改善の余地があるところと展望 Airtable自体がベースが複数ある場合(開発チーム/マーケティングチームのような形でスプレッドシート別に用意する形)の時に、

リアルタイムの同期はできていないため、会社全体の状況を知るにはAPIを叩いて一回読み出す必要があることや、

Airtableの予定をGoogleカレンダーに、

手入力する必要がある等まだ便利にできるところはあるので、それはこれからになるかなと思っております。

⑦まとめ まだ社内のシステムや管理方法には改善の余地はあるのですが、その時にも意識することなく正規化されたデータを保存することができるのは、

やりながら改善するスタートアップにはとても便利なツールになっています。

これからもAirtableを使った記事を書いていこうと思いますのでお楽しみ～