Slackを利用したtaskのdeadlineとの闘い方
GA(General Administrator)の金丸です。
タスク管理は様々な方法がありますが、弊社ではSlackを使ってタスクの追加とリマインドを自動化して運用中です。
使ってみた感想と導入にあたって感じたことなどをこの記事ではまとめてみたいと思います。
タスク管理とリマインドの自動化の概要
弊社ではタスク管理にAirtableを使っています。
Airtableとはクラウドデータベースと呼ばれるGoogleSpreadSheetとデータベースを合わせた機能のある、ビジネスサイドにも技術サイドにも便利なツールになっています。
Airtable自体、タスクのデータを残して社内の業務状況を分析するのに便利なツールなのですが、全員がAirtableにタスクを漏れなく追加・進捗報告する必要があります。
しかし普段会話をしたりするのはSlackなのでタスク追加するタイミングでAirtableをいちいち開かないといけないのが社員にとっては負担になります。
そこでSlack上でタスクの追加ができたら便利だなと思いZapierを使ってAirtableと連携しました。 Zapierを採用した理由は他の外部ツール連携ツールにはないSlackのリアクションの追加をトリガーにすることができたからです。 Zapierはあとに出てくるIntegromatも似たようなものですが、外部ツール同士をつなぎ合わせるためのツールになっています。
タスクの追加がSlackで出来るようになりましたが、今後は別の問題が出てきました。
毎日18時にAirtableを開いて該当するタスク探してきて、担当者にメンション入れて該当するチャンネルに投げる作業をしてましたが、 タスクを探してくるのに30分、そこからスレッドを切ってもらって現状を把握するまでに30分以上とかなり時間がかかってしまう問題がありました。
しかしタスクの締切の時の進捗管理はリソースバインディング(このタスクはこの人しかできないけどこの人は今手が空いていないなど)等、大幅にプロジェクトが遅れてしまうような要因を洗い出す上で必須だったのでやらなければなりません。
そこでIntegromatとAirtableを連携してリマインドを自動化しました。 Integromatを採用した理由は単純にリクエスト回数が多く取ることができるからです。
導入してみて良かった点、困った点
良かったことはシンプルで単純に社内の一人一人のやることが自動化されタスク管理についてやることが減りました。 僕自身も終わってないタスクを洗い出して一つ一つ貼っていくのが大変だったのでそれがなくなってとても気が楽になりました。
困った点は手作業でリマインドしていた時よりも、Slack上での進捗報告を自発的にしてくれる人が減ってしまったと、締切日の切り直しをしてくれる人が減ったことなどがありました。
実際に行った対処法
リマインドの時に使う文章を変えた
かなり機械的なリマインドになってしまっていたので、エンジニアの方が半分悪ふざけで言ったことをそのまま採用しました。
以下の写真の感じです。
必要性や実際に依頼を出す
締切の切り直しをしないとリマインド自体が形骸化してしまう点などをエンジニアの方に指摘いただきました。
また切り直しが数日されていないものについては切り直しの依頼を出しました。
まとめ
Zapierを用いたタスクの自動追加、Integromatを用いたリマインドの自動化と導入後のフォローにより、タスク管理がかなりスムーズにすることができました。
今後はタスクの追加時にさらに細かいデータを取るためのものやその他フェイズに応じて作業が増えるところですでに予想されるところについてもシステムも組んでいるところなので、導入したらそれも記事にしようと思います。
