Slackに入れると便利なツール
GA(General Administration)の金丸です。 普段はツールやアプリを用いた業務の自動化を中心とした改善、リサーチなどを行っております。 今回はSlackに入れると業務が加速する便利なアプリと入れてみてから変化した点などをご紹介しようと思います。
Slackとは？
社内コミュニケーションツールには他にも日本国内でもchatwork等有名なものがありますが、Slackの大きな特徴は①外部ツール連携のしやすさ、②ファイルや投稿の検索のしやすさがあります。 特に①においてGoogle, Salesforce, Webhook, APIを用いたBOT作成など1500以上のアプリと連携しやすいという点が大きな特徴です。 今回このSlackの一番大きなメリットとなる外部ツール連携について書かせていただきます。 slack.com
そもそもなぜツール連携が必要？
幅広いツール連携よりもシンプルなデザインで誰でも使えたほうが良いじゃないかという意見も聞きます。
それはそれでもっともなのですが、例えばタスク管理や予定管理など日々業務をしていたら1回あたりそこまで時間はかからないですが、必ずしないといけないことがあると思います。
もしこれが全て自動化できたら本当に生産性の高い業務のみに時間を割くことができると思います。簡単に言うなら自分以外にそういったものを管理してくれる秘書のような人がついてくれているイメージです。
多少導入には知識が必要にはなるのですが、大変なのは導入の時と大幅にアップデートがかかったときのみでその大変さ以上に業務がよりスムーズにすることができます。
入れると便利なアプリ
①Slack BOT(デフォルト)
Slackにデフォルトで備わっているカスタマイズ機能によるBOTになるのですが、誰かの発言に反応してBOTが自動的に返信してくれる機能になります。 以下の写真のような少しふざけたもので社内コミュニケーションを活性化してもいいですし、その下の写真のような何か大事な投稿を再び表示するなどもすることができます。 slack.com
②一括メンションのスラッシュコマンド
これはSlackに用意されているスラッシュコマンドのAPIを用いた例ですが、グループのメンバーが増えてきたときにグループ名を指定したら、グループ全員にメンションが飛ぶものです。
これによりグループに誰がいたか確認する手間を省くことができます。
Slackにはユーザーグループ
を指定して同じようにすることは可能ですが、シングルチャンネルユーザーやマルチチャンネルユーザー等の外部協力者を一時的にSlackに招待した時にはユーザーグループを作ることができないので、弊社ではスラッシュコマンドを利用しております。
以下例になります。
スラッシュコマンドを打ち込んだら担当者全員にメンションが飛びます。
③タスク管理(Airtable, Zapier, Integromat)
弊社ではAirtableを用いてタスクを管理しております。AirtableとはGoogleSpreadSheetとデータベースを組み合わせたクラウドデータベースのアプリです。
データベースなのでスプレッドシートなどでマクロを組まないと参照できない他セルなどもボタン1つで参照することができるほか、プルダウンやチェックマークなどを用いるのが簡単でスプレッドシートから分析やAPI利用をした時に問題になる正規化の問題を解消することができます。
データを利用する時は技術サイド、入力する時はビジネスサイドにもフレンドリーなUIとなっています。
ZapierとIntegromatは主にタスクのオートメーションに使うツールになっております。
Zapierを用いてSlack上のメッセージにリアクション(スタンプ)をすると、それがAirtable上に自動で入ります。
そしてIntegromatを用いて締切日に終わっていないタスクを洗い出してSlack上に自動でリマインドをかける仕組みになっています。
同時に下の画像のようにスレッドを切って議論することで進捗確認がいらなくなります。
ZapierもIntegromatも基本的な作りは両方とも同じなのですが、リアクションをトリガーにするコマンドがIntegromatにはないためタスクを追加はZapierを採用しています。 またzapierは基本的には随時会話で出てきたタスクを 追加する時に使うのですが、業務設計の段階ではAirtableに直接書き込む形なのでリマインドの時はリクエスト数が多く必要な時があります。Integromatの方がリクエスト上限が多いのでリマインドにはIntegromatを採用しています。
④polly
pollyは主にSlack内でアンケートを取るためのアプリなのですが、こちらからインストールしてさえいれば後はスラッシュコマンドで手軽に社内アンケートを取ることができます。
Before/after
①Slack BOTはちょっとしたおふざけのタイミングが一番頻度が多いようです。笑
②グループメンションはエンジニア側からの要請で導入になったものの、見る限りあまり使われていないようです。笑 一応使うとこのような形になります。
③タスク追加の自動化とリマインドの自動化は毎日使ってもらえているので、これは導入する価値がありそうです。
④pollyはアンケートを使う時に便利なのですが、まだ使う文化はできていないようです。
まとめ
Slackは他にもSalesforceとの連携や IFFFTなどのWebhook、契約書類作成・送付の自動化を Cloudsignなど、会社のフェイズに応じてこれから導入していきたいと考えております。 個人的には③のタスクのAirtable追加とリマインドの自動化は初期の段階から導入することで手間を減らすことができるかつ、誰がどんなタスクを何時間やっているかをストックしておくことができ、社内の業務改善に役立てることができることから導入はかなり良いと思っております。
